Conseil d’administration

Tous les membres du conseil sont bénévoles. Ils sont élus lors de l’assemblée générale qui a lieu le 1er lundi de mars. Le conseil se réunit généralement une fois par mois, de septembre à juin et fait relâche durant l’été. Selon leur mandat respectif, les membres veillent à la mission de l’association.

Hélène Raymond, présidente
raymond.helene@videotron.ca
514 816-0924  

Jacques Landry, vice-président aux expositions /partenaires
famille_landry00@sympatico.ca
450 461-3796

Michel Côté, trésorier, co-responsable des ateliers de modèles vivants
mcote@mcabcpa.ca
450 676-6581

Claire Marchand, directrice aux expositions
march.beau@hotmail.com
450 741-4509

Renée Ruel, secrétaire
renee.ruel@sympatico.ca
450 349-0477

Irène Lavertu, directrice au développement culturel
irène.lavertu.aapars@gmail.com
450 444-8527

Evelyne Benoit, directrice au recrutement
evelyne@loeildudragon.com
514 827-5076

Guylaine Ruel, directrice au journal Babill’AAPARS
g_ruel@sympatico.ca
450 349-1568

Réjean Gosselin, directeur publicité et communications
rejeannilgosselin@videotron.ca 
450 449-2998

Susan St-Laurent, directrice à la formation
info@susanstlaurent.ca
450 641-3457

Sylvain Demers, directeur aux réseaux sociaux
sdemproductions@hotmail.com
450 787-3705

Rôles des membres du C.A.

Généralités sur les rôles

L’énoncé des tâches dans ce chapitre ne couvre que les principales responsabilités des titulaires de postes afin de leur laisser toute la latitude nécessaire au bon fonctionnement de l’Association.

Chaque titulaire de poste doit maintenir à jour une liste des procédures de sa charge selon les présents règlements. Cette liste assure l’uniformité dans l’accomplissement des tâches et facilite la passation de responsabilités aux nouveaux titulaires. E!le doit être revue de temps à autre par le Conseil.

Président(e)
Le Président doit :

• Être présent aux réunions du CA.
• Présider les réunions et assemblées, en diriger les débats tout en étant autorisé à prendre part à la discussion.
• Représenter l’Association dans ses actes officiels.
• Ordonner la convocation des réunions et des assemblées.
• Signer les chèques, les contrats ou tout autre engagement financier conjointement avec le trésorier ou tout autre administrateur dûment mandaté par le Conseil.
• Exercer son droit de vote pour briser l’égalité des voix lors d’un vote sur une proposition.
• Signer les procès-verbaux des réunions et assemblées ainsi que les rapports financiers.
• Surveiller l’exécution des règlements et voir à ce que chaque membre du Conseil s’occupe avec soin des devoirs de sa charge,
• Lien avec les villes pour toutes demandes.
• Maître de cérémonie lors des expositions.
• Invitation et gestion des élus et invités.
• Gestion des C.A. et vérification de l’ODJ et PV
• Suivi des différentes activités de l’AAPARS et de leur exécution.
• Validation des différents  communiqués, Babill’AAPARS, site internet, etc…..
• Introduction aux exposés techniques
• Représentation auprès de différents organismes au besoin.
• À la fin de son terme, remettre à son successeur les biens de l’Association qui étaient sous sa garde.

Les Vice-présidents(es) :
Les Vice-présidents auront les taches attribuées entre eux selon l’attribution faites au Conseil (partenaires, Circuit des Arts, internet, expositions, etc.)
Le nombre de Vice-président est limité à trois. Il faut au moins un Vice-président aux expositions
Les Vice-présidents doivent :

• Être présent aux réunions du CA.
• Exercer tous les pouvoirs et devoirs du Président en son absence.
• Partager la tâche de surveillance avec le Président,
• Exercer toutes les fonctions confiées par le conseil d’administration, le comité exécutif ou l’assemblée générale
• Rédiger et expédier la correspondance en versant une copie aux dossiers.
• Conserver et garder à jour les dossiers de l’Association
• Être coresponsable aux expositions
• Faire la mise à jour du site Internet
• Répondre aux différentes demandes provenant du Site internet de l’AAPARS
• Préparation des lettres de demande annuelle auprès des partenaires (gouvernements, magasins d’arts, fournisseurs, etc.) et suivie  par la suite.
• Céduler rencontre avec les représentants pour négociation et faire suivi des sommes reçues,
• Lien avec les partenaires pour la visibilité négociée avec suivi et transmission des infos, Ex: DeSerres, Hachem, De Villers, etc.
• Développer de nouveaux partenariats et les présenter pour approbation au C.A.
• À la fin de son terme, remettre à son successeur les biens de l’Association qui étaient sous sa garde.

Secrétaire :
Le Secrétaire doit :

• Être présent aux réunions du CA.
• Rédiger et lire les procès-verbaux des assemblées et des réunions, les signer avec le Président et les verser aux dossiers.
• Présenter un rapport des activités du comité exécutif à l’assemblée du conseil,
• lorsque l’autorité compétente le lui demande, convoquer les assemblées et réunions.
• Donner accès aux dossiers de procès-verbaux à tout membre qui désire en prendre connaissance, ceci lors des assemblées ou réunions.
• Réserver en début d’année les locaux nécessaires aux rencontres mensuelles du CA : Salle du Vieux Presbytère de Saint-Bruno ou au Centre Communautaire de Saint- Bruno.
• Faire parvenir à chaque membre du CA le calendrier annuel des activités de l’Association,
• À la fin de son terme, remettre à son successeur les biens de l’Association qui étaient sous sa garde.

Trésorier (ière):
Le trésorier doit :

• Être présent aux réunions du CA.
• Faire la comptabilité de l’Association,
• Balancer la petite caisse,
• Garder la liste d’inventaire des avoirs de l’Association,
• Fournir au conseil d’administration, sur demande et au moins tous les trois mois, un rapport des états financiers.
• Faire tous les déboursés autorisés, signer les chèques, les contrats ou tout autre engagement financier conjointement avec le Président ou tout autre administrateur dûment mandaté par le conseil d’administration.
• Donner accès à ses livres à chacune des assemblées,
• Déposer dans une institution bancaire, aussitôt que possible, les fonds qu’il a en main.
• Préparer les prévisions budgétaires
• Préparer le rapport financier annuel qu’il présente à l’assemblée générale.
• Donner accès à ses livres en tout temps à l’auditeur externe désigné par le conseil d’administration,
• De rester à la fin de son terme jusqu’à la fin de l’année financière en cours.
• À la fin de son terme, remettre à son successeur les biens de l’Association qui étaient sous sa garde.

Directeur(trice) au développement culturel :
Le Directeur au Développement culturel doit :

• Être présent aux réunions du CA.
• Recruter des artistes susceptibles d’intéresser les membres de l’AAPARS,
• Les convaincre du bien-fondé de partager leur expérience et leurs techniques de travail par le biais d’exposés/ démonstration et/ou de conférence.
• Organiser les exposés techniques et/ou conférences,
• Être présent aux exposés  techniques,
• Rédiger les contrats qui s’y rattachent,
• Préparer et communiquer les détails pertinents au Directeur du journal  pour la préparation des communiqués.
• Responsable de l’installation des salles d’expositions
• À la fin de son terme, remettre à son successeur les biens de l’Association qui étaient sous sa garde.

Directeur(trice) à la publicité et aux communications : 
Le Directeur à la publicité et aux communications est le porte-parole de l’Association. Il doit :

• Être présent aux réunions du CA.
• Le directeur à la publicité et aux communications est le porte-parole de l’Association.
• Distribuer les communiqués portant sur les activités artistiques de l’Association pour en assurer la notoriété et développer l’intérêt des membres et du public.
• Informer les médias locaux des activités de l’Association,
• En coopération avec le Directeur au développement culturel, prendre contact avec divers intervenants, notamment : les artistes invités, les médias, les associations de peintres, les commerçants de matériaux pour peindre de l’Association,
• Gestion de la publicité pour les différents médias : journaux, radio, etc.
• Négociation et sélection des différents hebdos selon la provenance des artistes et le budget,
• Réservation des espaces (sélection des dates et endroits de diffusion),
• Transmission de la publicité (date de tombée) et des communiqués afin de s’assurer la publication
• À la fin de son terme, remettre à son successeur les biens de l’Association qui étaient sous sa garde.

Directeur (trice) aux expositions :
Il est assisté par un des vice-présidents
Le Directeur aux expositions doit :

• Être présent aux réunions du CA.
• Être membre d’office des comités formés par le conseil d’administration pour l’organisation des expositions décidées par le conseil d’administration et travailler en collaboration avec le codirecteur(trice)) aux expositions.
• Envoyer à l’infographiste les informations pour la conception des cartons d’invitation, les affiches et le bottin.
• Soumettre toutes les informations sur les expositions au Directeur (trice) à la publicité et aux communications et faire les vérifications des différents communiqués avec celui-ci.
• Agir comme expert conseil auprès du Président et des membres de chaque comité d’exposition.
• Exécuter les tâches qui lui sont confiées par le conseil d’administration.
• Communiquer avec le webmestre afin de faire modifier et/ou ajouter des informations sur le site de l’Association concernant les expositions.
• Répondre aux courriels ou appels des membres et non-membres concernant les expositions (dates, lieux, critères, etc.).
• Gérer l’ensemble des activités reliées aux expositions,
• Conserver les dossiers des expositions et à la fin de son terme, remettre à son  successeur les biens de l’Association en sa possession.
• À la fin de son terme, remettre à son successeur les biens de l’Association qui étaient sous sa garde.

En collaboration avec le vice-président aux expositions aura les taches suivantes :

• Déterminer le choix de l’artiste invité,
• Invitation de l’artiste invité et suivi avec le directeur aux communications et publicités (photos de ses œuvres et de l’artiste, approbation des différents documents : carton, affiche, bottin, communiqués, etc.)
• Gérer les chèques des artistes lors des expositions pour remise au trésorier.
• Vérifier l’inventaire des bacs et établir la liste des accessoires nécessaires pour l’exposition (crochets supplémentaires, gommettes, ciseau, pince, couteau, ficelle, etc. faire les demandes d’achats auprès du responsable  aux approvisionnements.
• Impression des prix et mentions des gagnants à l’expo-concours.
• À la fin de son terme, remettre à son successeur les biens de l’Association qui étaient sous sa garde.

Directeur(trice) au recrutement
Le Directeur au recrutement doit :

• Être présent aux réunions du CA.
• Imprimer la liste à jour des membres pour les membres du C.A. soit : : président, directeur aux expositions et vice-président aux  expositions.
• Avertir responsable de la galerie virtuelle, de l’ajout et des retraits des membres de la liste de la galerie.
• Envoyer à la responsable du Circuit des Arts, les noms des membres de St-Bruno, pour les inviter à s’inscrire.
• En janvier, répartition des membres par ville.
• Avertir les membres qui ne sont pas en règle lors des diverses expositions organisées par l’AAPARS.
• Fournir les cartes par courriel aux nouveaux membres et à ceux qui renouvellent leur abonnement.
• Fournir aux relationnistes une liste à jour comprenant à qui ils feront parvenir les communiqués.
• Quelques jours, avant l’exposé technique de chaque mois, envoyé aux relationnistes l’info sur cet exposé + rappels importants :
• Endroit où se tient l’exposé avec l’horaire et le coût + qui a droit au tirage.
• Exposition avec invitation jointe ou invitation à s’inscrire à différentes expositions de l’AAPARS
• Surveiller le mois de renouvellement de leur carte de membre et de leur galerie.
• Prendre note des changements fournis par les relationnistes, changements qu’ils reçoivent de la part de leurs membres.
• Conserver les dossiers des membres et à la fin de son terme, remettre à son successeur les biens de l’Association en sa possession.
• À la fin de son terme, remettre à son successeur les biens de l’Association qui étaient sous sa garde.

Directeur (trice) à la formation :
Le Directeur à la formation doit :

• Être présent aux réunions du CA.
• Prendre contact avec les divers formateurs pour promouvoir les échanges techniques.
• Organiser des activités de formation,
• Soumettre au Conseil ses projets de formation,
• Coordonner toutes les activités de formation des membres,
• Soumettre toutes les communications officielles (publicité, communiqué, lettre, etc.)de l’Association au directeur au journal et si nécessaire, au Directeur à la publicité,
• Réservation et la location des salles pour les ateliers offerts par l’AAPARS :
• Ateliers libres
• Ateliers de modèle vivant du jeudi soir et vendredi matin
• Ateliers de formation de fin de semaine,
• Travailler en collaboration avec le Directeur à la commercialisation au développement au niveau des ateliers pour aider les artistes aspirants-professionnels ex: conférences.
• Voir à la distribution des affiches lors des expositions,
• Mettre à jour la liste des commerçants qui acceptent nos affiches.
• Assurer la distribution de nos affiches dans des endroits publics par des bénévoles et/ou artistes,
• À la fin de son terme, remettre à son successeur les biens de l’Association qui étaient sous sa garde. 

Directeur (trice) au journal :

• Être présent aux réunions du CA. (1 lundi par mois 8 fois dans l’année, relâche juin, juillet )
• Préparer le journal de l’Association « Babill’AAPARS »,
• Uniformiser la présentation des communiqués de l’Association,
• S’assurer de la qualitédes communiqués émis au nom de l’Association pour maintenir leur pertinence du point de vue culturel et des objectifs de l’Association,
• Communiquer avec le « Webmestre »,
• Représenter l’association auprès de son graphiste,
• Vérifier si les demandes d’annonces sont faites par des membres de l’AAPARS,
• Faire parvenir le PDF à l’imprimeur et s’assurer qu’un responsable ira chercher les journaux lorsqu’il sera prêt,
• Informer la personne qui ira chercher les journaux du nombre de timbres à acheter,
• À la fin de son terme, remettre à son successeur les biens de l’Association qui étaient sous sa garde.

Directeur (trice) aux réseaux sociaux
Le Directeur aux réseaux sociaux doit :

• Être présent aux réunions du CA.
• Superviser la publication des artistes dans Magazin’Art,
• Responsable du  Facebook
• Accepter ou refuser les demandes de publications sur notre Facebook et les nouveaux membres.
• Soumettre toutes les communications officielles (publicité, communiqué, informations, événements,  etc.) sur notre Facebook.
• Coordonner la galerie virtuelle des artistes avec la responsable
• Développer la technologie de l’information,
• Assister le directeur à la formation si besoin.
• Soumettre au conseil d’administration les modifications au site web.
• Superviser les bénévoles aidants dans sa tâche ex : responsable de la Galerie virtuelle
• À la fin de son terme, remettre à son successeur les biens de l’Association qui étaient sous sa garde.

Les Relationnistes :
Les Relationnistes ont les responsabilités suivantes :

• Servir de porte-parole pour les membres aux réunions du Conseil, défendre leurs intérêts,
• Transmettre l’information sur les activités de l’Association aux membres et vice versa,
• Stimuler la participation des membres de leur secteur aux activités de l’Association, et
• À la fin de leur terme, remettre à leur successeur les biens de l’Association qui étaient en leur possession.

Circuit des Art:
Comité organisateur du Circuit des Arts de Saint-Bruno-de-Montarville :

• Informer le conseil des décisions du CDA
• À la fin de son terme, remettre à son successeur les biens de l’Association qui étaient sous sa garde.